Cовременное управление задачами в бизнесе

Главная Блог СтатьиCовременное управление задачами в бизнесе

Cовременное управление задачами в бизнесе
Ежедневно мы сталкиваемся с различными задачами, затрачивая на них немалое количество ресурсов. Итак, как же правильно работать с задачами?

Многие из нас постоянно сталкиваются с проблемой бесконечного множества задач, выполнение которых требует немалого мастерства. В таком случае необходимо задаться вопросом: «Как же всё-таки правильно работать с задачами?». Попробуем разобраться.

Начнем с того, что нам необходимо понять, что же такое задача. Все очень просто, задача — это то, что требует исполнения или разрешения.

Подробнее о задачах

Сама по себе задача может пониматься как проблема, которую необходимо решить, как конечная цель, которую необходимо достичь или как процесс, не имеющий начала и конца.

Постановка задачи

Задача как проблема. В качестве примера можно рассмотреть следующую постановку задачи: «Решить проблему с плохим сайтом». Здесь указывается именно проблема, которую необходимо решить, однако то как её решить и что будет являться результатом не определено. Формулировка проблемы должна быть определена правильно и важно учесть тот факт, что бороться всегда нужно с причиной, а не следствием.

Такой способ хорош, когда невозможно по каким-либо причинам изучить предметную область проблематики и определить конечную цель. Тогда проблема просто фиксируется, а все последующие действия откладываются на момент непосредственного выполнения этой задачи.

Задача как конечная цель. При постановке задачи как конечной цели, формулировка может быть такой: «Получить сайт, который будет привлекать клиентов». Здесь сразу видно, чего необходимо достичь в довольно понятной и конкретной форме. Чтобы поставить задачу таким образом, необходимо иметь понимание о том, какие были предпосылки появления проблемы, какие существуют способы их устранения и какой из этих способов лучше выбрать.

Такой тип задачи подразумевает наличие соответствующей квалификации при постановке, однако значительно упрощает работу при исполнении.

Задача как процесс. Бывают случаи, когда мало того, что результат заранее определить невозможно, так он еще и может меняться или дополняться в процессе работы над задачей. В таком случае задача формулируется как процесс, например: «Осуществление доработок по сайту».

Здесь задача не имеет конца, не требует первоначальной проработки, однако такую задачу вряд ли можно поставить кому-то, кроме себя, ввиду её неопределенности.

Роли в задачах

С задачами взаимодействие может происходить в разных ролях:

  • Постановщик — тот, кто поставил задачу.
  • Ответственный исполнитель — тот, кому была поставлена задача.
  • Соисполнитель — тот, кому была поставлена та же задача.
  • Наблюдатель — тот, кто получает уведомления о ходе задачи, но не может участвовать в ней.
  • Куратор — тот, кто не участвует в задаче, но является наставником для исполнителя.

Сложные задачи, как правило, содержат в себе все роли, а простые могут обойтись двумя ролями: «Постановщик» и «Ответственный исполнитель», причём эти роли может выполнять одно и то же лицо.

Важность и сроки задач

Когда набирается много параллельных задач, нужно иметь представление о том, на какие задачи тратить больше времени, а на какие — меньше. В этом поможет распределение задач по приоритету или важности. Тогда самые важные задачу будут сделаны в первую очередь, а задачи с обычным или низким приоритетом будут оставлены на более поздний срок и не будут упущены.

Для задач, которые ставятся как проблема или конечная цель, обязательно должен быть установлен крайний срок реализации задачи, а еще лучше крайний срок вместе с датами начала и завершения работ, чтобы можно было планировать загруженность по задачам в определенный промежуток времени. Установленный крайний срок, как и напоминание о нём, будут помогать не забыть про задачу и сделать ее вовремя.

В некоторых случаях требуется учитывать точное время, которое было затрачено на исполнение задачи, тогда необходимо использовать специальные инструменты для его учета и обычными блокнотами и ежедневниками тут уже не обойтись. Об этом далее…

Работа с задачами

Для работы с задачами существует множество методик и способов, которые подробнее мы рассмотрим в других статьях. Для примера, приведу одну такую методику — это постановка и выполнение задачи «По домику».


Изображение методики постановки задач - По домику.jpg
Изображение методики постановки задач «По домику».


Суть её заключается в том, что при постановке задачи необходимо последовательно определиться с несколькими вопросами, начиная с самых крупных и принципиальных и заканчивая деталями. Подробнее об этой методике вы можете прочитать в книге Тимура Дергунова «Формула менеджмента. Практическое пособие начинающего руководителя».


Представление задач

Для удобства работы с учетом специфики задач, последние могут быть представлены различным способом. Наиболее распространенные варианты это:

  1. Перечень задач в виде списка или таблицы.
  2. Календарь с привязкой задач к датам и времени.
  3. Визуальное представление в виде диаграммы Ганта.

Если с первыми двумя вариантами все понятно, то диаграмма Ганта, вероятно, нуждается в отдельном представлении.

Диаграмма Ганта — это календарный график, иллюстрированный в виде столбчатых диаграмм (гистограмм). Является одним из методов планирования задач и проектов.


Изображение примера задач в виде диаграммы Ганта.jpg
Изображение примера представления задач в виде диаграммы Ганта (на примере облачного сервиса «Битрикс24»).


Какой способ выбрать именно вам? Это будет зависеть от тех инструментов, в которых вы будете работать с задачами и от их типа. Причём, вы можете использовать все 3 типа представления задач, если, конечно, вам предоставляется такая возможность вашими инструментами.

Инструменты для задач

Для решения задач могут быть использованы различные инструменты в бумажном виде, в виде досок или в электронном виде для различных типов устройств.

Бумажные варианты и доски

Не так давно самыми популярными инструментами были стикеры (липкие блоки), блокноты и ежедневники. В помощь к которым потом пришли меловые и маркерные доски.

Основным плюсом таких инструментов является простота использования и отсутствие необходимости в предварительной подготовке для работы с ними.

Минусов при работе с бумажными инструментами и досками гораздо больше. Это невозможность тиражирования информации, оперативного изменения и структурирования, невозможность использования информации на электронных устройствах, невозможность удаленного и совместного использования.

Все эти инструменты стоят небольших денег, и их всегда можно приобрести вблизи от места работы в канцелярском магазине.

Программы для ПК и смартфонов

Многие сегодня используют более современные инструменты для управления и решения задач — программы для различных типов устройств, которые после установки предоставляют возможность работы с задачами в электронном виде. Самая распространенная программа — это Microsoft Outlook, которая позиционируется разработчиками как персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента. Аналогичные программы есть и для смартфонов и для планшетных устройств.

К плюсам таких инструментов можно отнести удобство проведения основных операций по созданию, изменению, удалению, тиражированию информации о задачах, также в них, как правило, имеется возможность представлять задачи в разном виде, например, в виде списка или календаря. Бесспорным плюсом является и то, что в таких программах по работе с задачами могут работать несколько человек, что значительно расширяет возможности таких инструментов.

В качестве основных минусов можно отметить то, что такие программы очень требовательны к уровню подготовки специалиста, который будет работать в них и то, что удаленно в них работать не совсем удобно или в некоторых ситуациях невозможно. При всех плюсах и удобствах следует сказать, что при очень активной работе и большом количестве задач, такие инструменты не всегда могут с ними справиться, потому что для них потребуется серьезная производительность устройства, на котором программа работает, возможности интерфейса и технологические возможности программы.

Ну и конечно же, хорошие программы предлагаются на платной основе, они могут приобретаться один раз или по подписке периодическими платежами. Также следует учесть, что для работы программ требуются довольно производительные устройства, которые тоже стоят немалых денег.

Облачные сервисы для любых устройств

Самыми современными и инновационными средствами по управлению задачами на сегодняшний день можно назвать облачные сервисы, например, «Битрикс24». По сути это те же программы, только размещены они на серверах (отдельных мощных компьютерах) разработчиков и предоставляются в виде интерфейса сайта для работы в браузере.

Такая схема полностью исключает требовательность к производительности устройства, с которого будут производиться операции с задачами. Тем более, серьезные компании для своих сервисов создают специальные приложения для мобильных и планшетных устройств на различных операционных системах, чтобы эти приложения быстрее работами, меньше потребляли трафика сети интернет, но при этом, чтобы весь функционал и вся информация в них была доступна.

Из плюсов можно отметить то, что такие сервисы как правило более простые и удобные, чем нагроможденные программы для ПК. Они имеют большие функциональные возможности, основные и самые востребованные из которых предоставляются бесплатно. Работать с задачами в них очень удобно и быстро. Вся информация, которая используется в процессе работы с задачами хранится в «облаке» и к ней в любой момент и с любого устройства можно получить доступ.

К минусам можно отнести то, что без подключения устройства к интернету полноценно работать невозможно, хотя в современном мире это уже перестает быть проблемой — провайдеров интернета сегодня хватает на любой вкус, цвет и кошелек практически в любом уголке мира.

Облачные сервисы обычно предоставляются бесплатно с ограничением некоторых функциональных возможностей или на ограниченный срок. Для полноценного использования сервисов на продолжительный срок потребуется оформить платную подписку. К этому потребуются устройства, например, ПК и смартфон, которые позволят вам успешно и результативно работать с задачами, где бы вы ни находились.

Заключение

В заключение возникает резонный вопрос: «А что же мне все-таки выбрать?». Будучи тем человеком, которому посчастливилось использовать все вышеперечисленные инструменты, могу дать ценную рекомендацию — начните использовать самые простые инструменты и методики, затем переходите к более функциональным и сложным. На этом пути у вас сформируется свое видение того, что именно вам потребуется для работы с множеством задач и их успешным решением.

Не ждите, начинайте действовать прямо сейчас!

Возврат к списку